Họp hành là chi phí, hãy họp hiệu quả

Print Friendly

Họp hành là việc không thể không làm nếu muốn mọi việc trong công ty trôi chảy. Nếu tính chi phí cho một buổi họp giao ban của 1 công ty, giả định buổi họp diễn ra trong 1 giờ, thì lương của CEO, các giám đốc bộ phận, thư ký.. thì chi phí dành cho 1 buổi họp trong 1 giờ không nhỏ tí nào. Mà chúng ta đâu chỉ họp 1 giờ và 1 lần phải không? Trong những dự án ấn định thời gian, họp hành không chỉ là chi phí mà còn là chi phí cơ hội, có nghĩa là khi ta họp là ta đã giảm thời gian để triển khai dự án.

Business meeting.

Họp hành là chi phí, hãy cắt và giảm nó ngay khi có thể

Trong Ban Tổng Giám đốc chúng tôi, dù đã qua nhiều vịr trí quản lý, nhưng đôi khi vẫn có những cuộc họp triền miên mà không đạt kết quả gì cả. Trong phạm vi bài này, tôi chỉ muốn xác định lại những yếu tố cần thiết để tổ chức một buổi họp thành công. Lưu ý là lý thuyết chỉ là lý thuyết,  thực tế dù nắm rõ lý thuyết vẫn thất bại như thường (như trường hợp của Ban Tổng giám đốc chúng tôi vẫn thỉnh thoảng mắc phải), nhưng ít ra, bạn có thể giảm thiểu nó rất nhiều.

Bạn hãy kiểm tra những câu hỏi sau theo dạng checklist nhằm chắc chắn ta không bị sót:

A. Hoạch định

  • Có cần thiết họp không?
  • Họp với ai? Họ có vai trò gì trong buổi họp? (Nếu không có đừng mời họ tham gia).
  • Họp ở đâu?
  • Nội dung buổi họp là gì?
  • Trang thiết bị dành cho buổi họp là gì?

B. Trước khi họp

  • Đã thông báo cho tất cả mọi người về thời gian, nội dung và địa điểm họp chưa?
  • Đã chuẩn bị máy chiếu hay tài liệu (nếu có) chưa?

C. Trong buổi họp

+ Đầu buổi họp

  • Bạn có thống nhất được mục tiêu họp với những người tham dự?
  • Nhất trí được phương thức tiến hành cuộc họp?
  • Thống nhất về thời gian họp?
  • Phân công vai trò trong buổi họp (người viết biên bản, người đưa ra điểm cần thảo luận, người phản biện, người quyết định cuối cùng…)

+ Trong quá trình họp

  • Bạn có theo chương trình họp đã ấn định trước?
  • Chương trình họp có tuân thủ thời gian của từng mục?
  • Có thu hút được thành viên tham gia cuộc họp?
  • Có bao nhiêu người nhất trí theo từng nội dung?
  • Có ghi lại tất cả các ý kiến không?

+ Cuối buổi họp:

  • Bạn có tổng kết lại các vấn đề không?
  • Bạn có đề ra một kế hoạch triển khai những gì đã thống nhất hay không? (nếu chưa thể đề ra, phải lưu ý xây dựng và triển khai sau buổi họp).

D. Sau buổi họp

  • Bạn đã gửi biên bản cuộc họp cho mọi người?
  • Bạn có kế hoạch hành động cho những gì đã thống nhất? Những gì chưa thống nhất sẽ được thảo luận lại khi nào? với ai? trong thời gian dự kiến bao lâu?

Trong tất cả các bước trên, đúc kết từ kinh nghiệm của cá nhân, những cuộc họp không đạt kết quả là những cuộc họp không được định hình rõ mục tiêu cuộc họp và khi ra được vấn đề cần xử lý, lại không có kế hoạch hành động. Họp là để ra vấn đề, có vấn đề thì phải xử lý (hành động). Nếu thiếu hành động, các buổi họp sẽ mãi là các buổi họp và các dự án sẽ mãi nằm trên… giấy.

Chúc các bạn thành công.

Dũng Nguyễn | Quản trị Kinh doanh | QuantriKinhdoanh.com.vn

Comments

comments